Smart working: quali sono gli strumenti indispensabili per le aziende?

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Quali sono gli strumenti indispensabili per applicare lo smart working in modo davvero efficace? Ecco i tool più preziosi per le aziende.

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Negli ultimi due anni, complice il Coronavirus, è emersa con forza una forma di lavoro che si è rivelata vincente non soltanto per affrontare il contesto dovuto alla pandemia, ma anche per aprire il mondo del lavoro a nuove possibilità fino ad oggi sottovalutate, che possono essere integrate nell’implementazione di un processo di innovazione per le aziende. È lo smart working, modalità di lavoro svolto dalla propria abitazione che si distingue per la sua flessibilità. Quest’ultima, per poter rappresentare una risorsa e una ricchezza per lavoratori e aziende, necessità di una serie di strumenti che ne garantiscano il funzionamento. Lo smart working, infatti, deve trovare forme di collaborazione diverse rispetto a quelle tradizionali, spesso basate su soluzioni digitali e in grado di rendere efficiente il lavoro in team.

In questo articolo, vedremo quali sono gli strumenti indispensabili per applicare lo smart working in modo davvero efficace, e poter godere appieno delle potenzialità di questo metodo di lavoro.

Le basi: gli strumenti hardware

Partiamo dal principio: dal punto di vista puramente hardware, ci sono alcuni strumenti fondamentali per permettere di avviare lo smart working in modo efficiente. Questi sono:

Una connessione a Internet tramite ADSL o fibra ottica
Un personal computer connesso alla rete
Uno smartphone connesso alla rete
Delle cuffie con microfono
Una telecamera, eventualmente integrata al PC
Supporti audio e video: secondo monitor, auricolari, e via dicendo
Una stampante con scanner

Naturalmente, non tutti questi strumenti sono sempre indispensabili per lavorare in smart working: ogni azienda, a seconda del settore e del tipo di attività lavorativa, valuterà e sceglierà quali hardware è necessario fornire ai propri dipendenti. Tuttavia, possiamo dire che una connessione a internet e un dispositivo dal quale accedervi sono elementi imprescindibili per poter applicare questa tipologia di lavoro, indipendentemente dal settore e dal tipo di attività.

Il secondo livello: gli strumenti software

La funzione di tutti gli strumenti hardware, indipendentemente dalla loro specifica configurazione, è quella di connettere il lavoratore con gli strumenti virtuali attraverso i quali sarà possibile avviare una collaborazione da remoto.

Oggi, le migliori soluzioni per le aziende sono in cloud, il che permette di accedere a programmi e strumenti aziendali direttamente in rete, in modo semplice e immediato. Un esempio sono le soluzioni di lavoro in cloud offerte da IONOS, pensate per implementare le funzioni degli strumenti di collaborazione da remoto. Il cloud computing presenta infatti dei vantaggi non indifferenti per lavoratori e aziende non solo in termini di risparmio di denaro e tempo, ma anche di aumento di produttività ed efficienza.

Vediamo quindi quali sono i software fondamentali per fare smart working come si deve nel panorama attuale.

Strumenti di collaborazione lavorativa

Poter realizzare una comunicazione in tempo reale via chat è centrale per lavorare in team anche senza essere fisicamente presenti nello stesso luogo. Molti di questi strumenti sono oggi specificamente pensati per lo smart working, e permettono di creare gruppi di lavoro, effettuare videochiamate e condividere file, riunendo in un’unica interfaccia diverse funzioni. Alcuni esempi di grande successo sono Slack, creato dall’omonima startup di San Francisco nel 2014, e Teams, lanciato da Microsoft nel 2017.

Software per la gestione delle risorse umane

Disporre di una piattaforma HR è uno step essenziale nel passaggio allo smart working, soprattutto per le imprese con un numero di dipendenti considerevole. Questo tipo di software ha la funzione di semplificare una serie di compiti di gestione: controllo delle ferie e dei permessi, rilevazione delle presenze e dell’orario di lavoro, piano di reclutamento, selezione, assunzione e onboarding, gestione dei documenti, valutazione delle prestazioni, controllo delle spese e comunicazione interna.

Piattaforme di condivisione dei file

Gli strumenti di file sharing hanno la funzione di permettere la condivisione di documenti e dati multimediali necessari per l’attività lavorativa. L’era digitale ha portato con sé moltissimi strumenti capaci di rispondere a tale necessità, alcuni dei più celebri sono Google Drive, WeTransfer, One Drive e Dropbox.

Strumenti per le videoconferenze

Lo smart working richiede strumenti che permettano una comunicazione fluida, semplice ed efficace. Le videochiamate, sono quindi una risorsa indispensabile per rendere efficiente questa modalità lavorativa. Dopo Skype, negli ultimi anni è cresciuto anche il successo di altre piattaforme, come Zoom, che non richiede un elenco di contatti ma semplicemente la condivisione di un link.

Piattaforme VoIP

Le piattaforme VoIP, “Voice Over IP” sono strumenti che, sfruttando il protocollo IP, permettono di avere una conversazione vocale come durante una normale telefonata. Contrariamente all’ipotesi diffusa secondo cui solo le grandi aziende possono beneficiare di questo tipo di risorsa, sono in realtà le piccole e medie imprese che ne traggono i maggiori vantaggi: le piattaforme VoIP permettono infatti un considerevole risparmio sui costi, in quanto non necessitano di investimenti in materiale hardware.